اساسنامه مهمترین و اصلی ترین رکن هر شرکت تجاری محسوب می‌شود که باید کاملا به طور صحیح و با دقت تنظیم شود. خود عبارت «اساسنامه» از ترکیب دو واژه اساس و نامه بوجود آمده است؛ بخش اول آن به معنی پایه و بنیان و بخش دوم آن به معنی نامه و نوشته است. درواقع اساسنامه نوعی سند است که در آن قوانینی برای اداره یک انجمن، مجلس یا سازمان سیاسی و اجتماعی تنظیم شده است. این سند به شرکت اعتبار می‌بخشد و خط مشی آنرا تعیین می‌کند به طوری که کوچکترین نقص در آن می‌تواند مشکلات و دردسرهای بسیاری را برای شرکت و سهامداران ایجاد نماید. همانطور که هویت افراد حقیقی بواسطه اطلاعات شناسنامه آنها مشخص و شناسایی می‌شود، احراز هویت اشخاص حقوقی و شرکتها نیز از طریق اساسنامه مشخص می‌گردد.
به طور کلی مواردی که توسط اساسنامه تعیین و تکلیف می‌شوند عبارتند از:
- روابط شرکاء با یکدیگر
- محدوده اختیارات مجمع عمومی شرکت
- محدوده اختیارات هیئت مدیره
- مشخص کردن سود و زیان شرکت و نحوه تقسیم آن
- نحوه انتخاب و تعداد مدیران
- تداوم انحلال مدیران
- میزان سرمایه شرکت
- هدف تاسیس شرکت
- نحوه فعالیت تجاری
- وظایف هر یک از اعضا شرکت
نحوه نوشتن اساسنامه شرکت
فرایند نوشتن اساسنامه، بسیار مهم بوده و نیاز به دقت و تمرکز بالایی است. چراکه اساسنامه تقریبا غیر قابل تغییر است، مگر در شرایط خاص آنهم با تایید مجمع عمومی فوق العاده این امر امکان پذیر میباشد. همانطور که متوجه شدید، این سند اساسی ترین فعالیت ها و نقش ها را در شرکت تعیین و مشخص می‌کند. برای آنکه بتوانید اساسنامه شرکت را بنویسید، ابتدا باید بدانید از چه قسمت هایی تشکیل شده و هر بخش شامل چه اطلاعاتی میباشد. بخش های مختلف اساسنامه به شرح زیر می باشد:
بند اساسنامه شرکت:
درواقع بند یک پاراگراف از اساسنامه است که شامل توضیح مواد اساسنامه، تبصره ها و … می باشد. در هنگام نوشتن اساسنامه، معمولا ذکر می‌شود که این سند شامل چند بند، چند ماده و چند تبصره است.
ساختار اساسنامه شرکت:
در گذشته، اساسنامه ها در دفترچه هایی با فرمت خاص نوشته می‌شد. این دفترچه ها از طریق اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری قابل اخذ بود. موسسات باید این دفترچه ها از اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری دریافت کرده و آنها را به صورت دستی، پر و آنها را امضاء می‌کردند. در آخر سایر مدارک ثبت شرکت به همراه اساسنامه باید در طی دو نسخه به اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری ارسال می‌کردند.
اما امروزه باتوجه به پیشرفت تکنولوژی، کامپیوتر و اینترنت، این فرایند کاملا مکانیزه شده وهنگام پذیرش تاسیس شرکت در سایت sherkat.ssaa.ir، میتوان اطلاعات لازم را وارد کرد. پس از ثبت اطلاعات، اساسنامه به شکل پیش فرض ارائه می‌شود. متقاضیان باید با توجه به نوع شرکت و تصمیمات خود، اطلاعات لازمه را در آن درج کنند.
موضوع شرکت در اساسنامه:
در بند دوم اساسنامه، موضوع فعالیت هر شرکت قید می‌شود. موضوع اساسنامه، نشان دهنده اهداف و هویتیست که آن شرکت برای آن منظور تاسیس گشته است. اشخاص حقوقی تنها در حوزه هایی میتوانند فعالیت کنند که در موضوع شرکت تصریح شده باشد. به همین خاطر شرکت ها موضوع شرکت را وسیع تعریف می‌کنند. در این صورت آنها میتوانند تمامی اموری که لازم دارند را انجام دهند.
بخش های اساسنامه
نام شرکت:
همانطور که هر شخص حقیقی دارای یک نام مشخص برای خود است، اشخاص حقوقی نیز باید باید یک نام مشخص و واحد برای خود داشته باشد. این موضوع برای شرکت های سرمایه داری حائز اهمیت تر است. چراکه اگر در عنوان شرکت، نام آن قید شود، آن شرکت دارای مسئولیت تضامنی خواهد شد. برای اطلاع از این مورد میتوانید به مطلب راهنمای انتخاب نام شرکت مراجعه کنید.
مدت شرکت:
شرکت ها ممکن است به صورت محدود و یا نامحدود تاسیس شوند. این موضوع بسته به نوع فعالیت شرکت و هدف از تاسیس آن است. اگر قرار است که شرکت ها در بازه مشخصی تشکیل شوند، باید در اساسنامه شرکت، مدت زمان مورد نظر به صورت کامل و دقیق ذکر شود.
مرکز اصلی شرکت:
مرکز اصلی شرکت، اقامتگاهی است که در آن فرایند اداره و شرکت و پیشبرد اهداف آن انجام می‌گیرد. تعیین اقامتگاه شرکت د اساسنامه بسیار مهم است. چراکه از آن برای ابلاغ اوراق و دعاوی و سایر موارد دیگر استفاده می‌شود.
مبلغ سرمایه:
برای تاسیس و ثبت شرکت ها، مانند شرکت های سهامی مانند سهامی خاص باید حداقل 35% از کل سرمایه اول در بانک بلوکه شود. در متن اساسنامه، باید میزان سرمایه اولیه ذکر شده و همچنین باید سرمایه های نقدی و غیر نقدی از هم تفکیک شود و به طور کامل قید شود.
ذکر تعداد سهام بی نام و با نام و مبالغ اسمی آنها
باتوجه به اطلاعاتی که در مطلب آشنایی با سهام و جزییات آن گفتیم، سهام ها در شرکت های سهامی به دو نوع با نام و بی نام تقسیم می‌شوند. در اساسنامه باید درباره تعداد سهام و مبلغ اسمی هر سهم تعیین تکلیف شود.
علاوه بر آن شرکت های سهامی ممکن است برای بعضی از سهامداران، سهام ممتاز در نظر بگیرند که در این حالت نیز باید در خصوص تعداد سهام ممتاز و مزایای آنها در اساسنامه شرکت مشخص شود.